Kann ich den Standort (GPS) meines Mitarbeiters bei der Zeiterfassung tracken?
Das GPS-Tracking in der Zeiterfassung ist standardmäßig deaktiviert, kann jedoch bei Bedarf aktiviert werden,
Gehen Sie dazu im Verwaltungssystem zu "Admin" -> "Einstellungen".
Unter dem Reiter "Zeiterfassung" finden Sie im Abschnitt "Stoppuhr" die Option "GPS-Tracking bei Stoppuhr" - aktivieren Sie diese.
Funktionsweise des GPS-Trackings
Sobald ein Mitarbeiter in der Stoppuhr "Start" oder "Stopp" drückt, wird sein aktueller Standort erfasst.
Für eine erfolgreiche Erfassung muss der Mitarbeiter der Standort-Freigabe in der App zustimmen.
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Die Standort-Freigabe kann jederzeit nachträglich über "Einstellungen" -> "WorkCompass" angepasst werden.
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Anzeige des Standorts für den Admin
Im Verwaltungssystem unter "Zeiterfassung" können Sie die Standorte, die im Rahmen eines Zeiteintrags erfasst wurden, einsehen.
Erscheint neben der Arbeitszeit ein Pin-Symbol, wurde bei diesem Zeiteintrag der Standort per GPS-Tracking erfasst.
Ein Klick auf den Zeiteintrag öffnet die Detailansicht, in der am unteren Rand der Start- und Endstandort angezeigt werden.
GPS-Tracking zur Pflicht machen
Das GPS-Tracking für die Zeiterfassung kann bei Bedarf für alle oder einzelne Mitarbeiter verpflichtend aktiviert werden:
- Pflicht für alle Mitarbeiter
1. Gehen Sie im Verwaltungssystem auf "Admin" -> "Einstellungen".
2. Unter dem Reiter "Zeiterfassung" finden Sie im Abschnitt "Stoppuhr" die Option "GPS-Tracking bei Stoppuhr" - aktivieren Sie diese.
- Pflicht für einzelne Mitarbeiter
1. Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht und wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter.
2. Unter "Stammdaten" -> "Zeiterfassung" setzen Sie den Haken bei "GPS-Tracking bei Stoppuhr".
Hinweis: Die Option "GPS-Tracking bei Stoppuhr" ist in den Stammdaten eines Mitarbeiters nur sichtbar, wenn GPS-Tracking nicht bereits für alle Mitarbeiter in den Admin-Einstellungen aktiviert wurde.
Rechtliche Absicherung
Beim Einsatz von GPS-Tracking zur Zeiterfassung in Deutschland sind die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten:
- Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter klar, verständlich und leicht zugänglich darüber informieren, welche Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
- Das Tracking ist nur rechtmäßig, wenn eine rechtliche Grundlage dafür besteht, z. B. die Einwilligung des Mitarbeiters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Es dürfen nur Daten erfasst werden, die tatsächlich benötigt werden, hier z.B. der Nachweis gegenüber Kunden.
- Gibt es einen Betriebsrat, so hat dieser im Falle der Arbeitnehmer-Überwachung ein Mitbestimmungsrecht (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Dies gilt auch für GPS-basierte Zeiterfassungssysteme.
- Die Mitarbeiter haben ein Recht auf Auskunft über die Daten, die zu ihrer Person gespeichert sind, zu erhalten. Ebenso auf Berichtigung falscher Daten und unter bestimmten Umständen auch auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.
Zur Absicherung empfiehlt sich der Einsatz eines Einverständnisformulars für die Nutzung von GPS-basierten Zeiterfassungssystemen.
Ein entsprechendes Formular finden Sie im Anhang zum Download.
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