Stundenlisten an Mitarbeitern senden und unterschreiben lassen
Stundenlisten an Mitarbeitern senden und unterschreiben lassen
Zur Transparenz- und Vertrauensstärkung gibt es in der App die Möglichkeit, Monats- und Stundenlisten, die eine Übersicht über geleistete Stunden und Abwesenheiten enthalten, an die Mitarbeiter zu senden. Diese können die Listen prüfen, unterschreiben und an den Administrator zurücksenden. Im Folgenden ist beschrieben, wie dieser Prozess funktioniert.
Im Verwaltungssystem:
1. Gehen Sie im Verwaltungssystem unter "Zeiterfassung" auf "Auswertungen" und wählen Sie den gewünschten Monat aus, dessen Stundenlisten Sie versenden möchten.
2. Wechseln Sie in den Reiter "Stundenliste" und klicken Sie auf den Button "Stundenliste [Monatsname] an Mitarbeiter zur Unterschrift schicken".
3. Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie über den Button "Mitarbeiter auswählen" bestimmen können, an welche Mitarbeiter die Stundenlisten versendet werden sollen.
4. Im unteren Teil des Auswahlfensters können Sie die Variante der Stundenliste festlegen, die Sie verschicken möchten.
5. Mit einem Klick auf "Stundenliste an ausgewählten Mitarbeiter zur Unterschrift senden" wird die Liste versendet.
In der App (Ansicht des Mitarbeiters):
- Der Mitarbeiter erhält eine Push-Nachricht sowie eine Benachrichtigung im Menüpunkt Stundenliste prüfen, dass eine neue Stundenliste zur Prüfung und Unterschrift eingegangen ist.
- Durch Anklicken von "Stundenliste prüfen" kann der Mitarbeiter die Liste einsehen und überprüfen.
- Nach der Prüfung kann der Mitarbeiter die Stundenliste digital unterschreiben.
- Mit einem Klick auf Speichern wird die unterschriebene Liste zurück an den Administrator gesendet und die Liste in seinem Briefkasten unter "Stundenliste" gespeichert.
Zurück im Verwaltungssystem (Admin-Ansicht):
- Sobald der Administrator die Monatsliste an die Mitarbeiter versendet hat, erscheinen diese in der Tabelle "Verschickte, nicht unterschriebene Stundenlisten".
- Nachdem der Mitarbeiter die Liste in der App unterschrieben und gespeichert hat, wird der Name des Mitarbeiters automatisch in die Tabelle "Unterschriebene Stundenlisten" verschoben.
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