Leistungsverzeichnis: Wie kann man Tätigkeiten hinterlegen und diese in der Zeiterfassung auswählen?

Leistungsverzeichnis: Wie kann man Tätigkeiten hinterlegen und diese in der Zeiterfassung auswählen?

Das Standard-Leistungsverzeichnis

Das Standard-Leistungsverzeichnis kann im Verwaltungssystem unter "Admin" → "Leistungsverzeichnis" angelegt werden.

Hier können Sie verschiedene Gruppen und Tätigkeiten festlegen, die später leicht zu einem Projekt-Leistungsverzeichnis hinzugefügt werden können.
Alternativ können Sie auch festlegen, dass eine Gruppe automatisch in jedem Projekt verfügbar ist, ohne dass sie manuell pro Projekt ausgewählt werden muss.


Standard-Gruppe hinzufügen

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf „Gruppe hinzufügen“.




Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie den gewünschten Gruppennamen eingeben. Wichtig ist das Setzen des Häkchens bei „in App direkt verfügbar“. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Gruppe samt aller Tätigkeiten automatisch in jedes Projekt übertragen und steht in der Zeiterfassung für alle Projekte zur Verfügung.




Standard-Leistungen hinzufügen

Nachdem Sie eine Gruppe hinzugefügt haben, können Sie ihr Standard-Leistungen zuordnen, indem Sie auf „Leistung hinzufügen“ klicken.



Im daraufhin erscheinenden Fenster können Sie die gewünschte Leistung und eine Beschreibung hinzufügen. Diese Leistungen stehen dann für alle Projekte zur Verfügung.
Am Ende des Vorgangs sollte die Übersicht wie folgt aussehen: 




Wenn sie wünschen, dass die Tätigkeiten nur für bestimmte Projekte sichtbar sind, können Sie die Eigenschaften über das Stift-Symbol öffnen und den Haken für „in App direkt verfügbar, Gruppe muss nicht extra dem Projekt zugeordnet werden“ nachträglich entfernen.



Leistungsverzeichnis pro Projekt

Für jedes Projekt kann ein eigenes Leistungsverzeichnis erstellt werden.

Wenn im Standard-Leistungsverzeichnis eine Gruppe festgelegt wurde, die automatisch in allen Projekten erscheint, muss diese nicht extra hinzugefügt werden.

Neue Gruppen und Tätigkeiten können jedoch jederzeit zum Projekt-Leistungsverzeichnis hinzugefügt werden.


Leistungen aus Standard-Leistungsverzeichnis hinzufügen

Um Gruppen und Tätigkeiten aus dem Standard-Leistungsverzeichnis in ein Projekt-Leistungsverzeichnis zu übernehmen, gehen Sie dafür im Verwaltungssystem auf "Projekte" und wählen das entsprechende Projekt aus.
Unter dem Reiter "Leistungsverzeichnis" klicken sie dann auf "+ aus Standard-Leistungsverzeichnis auswählen". 




Anschließend können Sie die gewünschten Gruppen oder Tätigkeiten markieren und hinzufügen.



Leistungen manuell hinzufügen

Unabhängig vom Standard-Leistungsverzeichnis können Sie auch eigene Gruppen und Leistungen manuell zu einem Projekt hinzufügen.

Wählen Sie hierfür „+ Gruppe hinzufügen“, geben Sie den Gruppennamen ein und fügen Sie anschließend die einzelnen Leistungen hinzu.






Leistungsverzeichnis aus GAEB-Datei einspielen

Über unseren GAEB-Import können Sie ein komplettes Leistungsverzeichnis aus externen Softwares einspielen.

Eine Anleitung finden Sie hier: Wie kann ich GAEB-Dateien importieren?


Hinterlegte Tätigkeiten in der Zeiterfassung verwenden

Sobald das Leistungsverzeichnis im Verwaltungssystem angelegt ist, können die Mitarbeiter in der App die hinterlegten Tätigkeiten in der Zeiterfassung auswählen
Nach Auswahl eines Projekts erscheint der Button „Tätigkeiten hinzufügen“, worüber die entsprechenden Aufgaben aus dem Leistungsverzeichnis hinzugefügt werden können.





Für jede gewählte Tätigkeit kann anschließend ein Zeitwert hinterlegt werden. Dieser Zeitwert wird automatisch ausgefüllt, kann jedoch auch manuell angepasst werden.



Tätigkeitsspezifische Auswertung im Verwaltungssystem

Im Verwaltungssystem können Sie unter „Projekte“ → „Leistungsverzeichnis“ die Auswertung der verbrauchten Stunden pro Tätigkeit einsehen.




Ein Klick auf das „i“ neben den Stunden zeigt detaillierte Informationen und ermöglicht den Export der Daten.



Tätigkeiten als Pflichtfeld hinterlegen

Unter „Admin“ → „Einstellungen“ → „Zeiterfassung“ können Sie unter "Auswahlmöglichkeiten in der App" festlegen, dass die Angabe einer Tätigkeit bei Zeiteinträgen verpflichtend ist. 



Wenn die Tätigkeit nicht angegeben wird, kann der Zeiteintrag nicht gespeichert werden. In diesem Fall erscheint die Warnmeldung: "Fehler: Bitte Tätigkeit auswählen!"

Sollten für ein Projekt keine Tätigkeiten hinterlegt sein, kann der Zeiteintrag auch ohne Angabe einer Tätigkeit gespeichert werden. Sobald jedoch Tätigkeiten definiert sind, wird die Angabe zur Pflicht.