Was ist die Anfragenverwaltung? - Überblick und Nutzen
Die Anfragenverwaltung ist eine Funktion in Ihrem Verwaltungssystem zur Verwaltung potenzieller Aufträge von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Projektabschluss.
Was ist eine Anfrage?
Eine Anfrage ist eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit in der Verhandlungsphase. Ein Projekt hingegen ist ein bereits erteilter Auftrag.
Beispiel: Ein Interessent kontaktiert Sie für ein Angebot zur Dachsanierung. Das ist eine Anfrage. Sobald der Auftrag erteilt wird, können Sie daraus ein Projekt erstellen.
Hauptfunktionen der Anfragenverwaltung
Das System bietet folgende Funktionen:
- Zentrale Verwaltung: Alle Anfragen mit Kontaktdaten, Terminen und Notizen an einem Ort
- Status-Verwaltung: Nachvollziehbare Phasen wie "Neu", "In Bearbeitung", "Angebot erstellt", "Gewonnen" oder "Verloren"
- Automatisches Lead-Scoring: Bewertung der Erfolgsaussichten basierend auf verschiedenen Faktoren
- Erinnerungsfunktion: Warnungen bei überfälligen Nachfass-Terminen
- Zwei Ansichten: Listen-Ansicht mit Filterfunktionen und Kanban-Board mit Drag & Drop
- Auswertungen: Statistiken zu Quellen, Erfolgsquoten und Pipeline-Werten
- Mitarbeiter-Zuordnung: Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- Projekt-Umwandlung: Gewonnene Anfragen können direkt in Projekte überführt werden
Typischer Arbeitsablauf
So arbeiten Sie mit der Anfragenverwaltung:
- Anfrage erfassen: Neue Anfrage mit Kontaktdaten und Details anlegen
- Status aktualisieren: Status entsprechend dem Bearbeitungsstand ändern
- Termine setzen: Nachfass-Datum oder erwartetes Abschlussdatum eintragen
- Mitarbeiter zuweisen: Verantwortlichen Mitarbeiter festlegen
- Dokumente anhängen: Angebote, Fotos oder andere Unterlagen hochladen
- Auftrag gewonnen: Status auf "Gewonnen" setzen und in Projekt umwandeln
Listen-Ansicht und Kanban-Board
Sie können zwischen zwei Darstellungen wechseln:
- Listen-Ansicht: Tabellarische Übersicht aller Anfragen mit Sortier- und Filterfunktionen. Geeignet für detaillierte Auswertungen und Exporte.
- Kanban-Board: Visuelle Darstellung in Spalten nach Status. Anfragen können per Drag & Drop zwischen den Spalten verschoben werden.
Status und Quellen
Das System erstellt beim ersten Öffnen automatisch Standard-Status und Standard-Quellen. Diese können Sie individuell anpassen, eigene hinzufügen oder löschen.
Standard-Status: Neu, In Bearbeitung, Angebot erstellt, Nachfassen, Gewonnen, Verloren
Standard-Quellen: Website/Kontaktformular, Telefonanruf, E-Mail, Empfehlung, Google Ads, Social Media, Messe/Veranstaltung, Bestandskunde
Dashboard und Auswertungen
Die Anfragenverwaltung bietet verschiedene Auswertungen:
- Anzahl der Anfragen und Pipeline-Wert (Summe aller erwarteten Auftragswerte)
- Conversion Rate (Prozentsatz gewonnener Anfragen)
- Anfragen nach Monat und Status-Verteilung
- Performance der verschiedenen Anfragequellen
- Mitarbeiter-Performance
Häufige Fragen
Muss ich alte Anfragen manuell übertragen?
Nein. Sie können mit neuen Anfragen beginnen. Für größere Datenmengen gibt es eine Excel-Import-Funktion.
Kann ich die Anfragenverwaltung mobil nutzen?
Ja, die Funktion ist auch in unserer App verfügbar (ab Version 4.0.0).
Was passiert mit gelöschten Anfragen?
Gelöschte Anfragen werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.
Related Articles
Anfragenverwaltung - Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Anfragenverwaltung. Allgemeine Fragen Was ist der Unterschied zwischen einer Anfrage und einem Projekt? Eine Anfrage ist eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit in der Verhandlungsphase. Ein ...Anfragenverwaltung: Angebots-Abgabetermine und automatische Erinnerungen
Das Anfragen-Modul hilft Ihnen, Angebots-Abgabetermine im Blick zu behalten und rechtzeitig nachzufassen. Sie erhalten automatische Erinnerungen und sehen auf einen Blick, welche Termine bevorstehen oder bereits überfällig sind. Was bietet Ihnen die ...Anfragenverwaltung: Lead-Qualität nutzen - Heiß, Warm, Kalt, Unqualifiziert
Die Lead-Qualität kategorisiert Anfragen automatisch nach ihren Erfolgsaussichten. Diese Anleitung erklärt das System und wie Sie es für Ihre Priorisierung nutzen. Was ist die Lead-Qualität? Die Lead-Qualität ist eine automatische Kategorisierung ...Anfragenverwaltung: Erste Anfrage erstellen - Schritt für Schritt
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre erste Anfrage im System anlegen. Anfragenverwaltung öffnen Die Anfragenverwaltung finden Sie im Hauptmenü Ihres Verwaltungssystems. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Anfragen". Beim ersten Öffnen erstellt das ...Wie kann man die Kapazitätsplanung nutzen?
Die Kapazitätsplanung bietet eine umfassende Übersicht für die mittel- bis langfristige Projektplanung. Während die Standardplanung auf kurzfristige Zeiträume fokussiert ist können Sie mit der Kapazitätsplanung mehrere Wochen Monate oder sogar ein ...