Anfragen automatisch aus E-Mails einspielen

Anfragen automatisch aus E-Mails einspielen

Mit dem E-Mail-Import werden eingehende E-Mails automatisch als neue Anfragen in das System übernommen. So müssen Sie Anfragen nicht mehr manuell abtippen.

So funktioniert es

Nach der Aktivierung erhalten Sie eine persönliche E-Mail-Adresse, z.B. ihre-firma@anfragen.workcompass.de. Jede E-Mail, die an diese Adresse gesendet wird, wird automatisch als neue Anfrage angelegt.

Folgende Daten werden dabei übernommen:

  • Betreff → wird zum Titel der Anfrage
  • Absender-E-Mail → wird als Kontakt-E-Mail gespeichert
  • Absender-Name → wird als Kontaktname übernommen
  • E-Mail-Text → wird in den Notizen gespeichert
  • Anhänge → werden zur Anfrage hochgeladen

E-Mail-Import aktivieren

  • Öffnen Sie Anfragen im Verwaltungssystem
  • Klicken Sie oben rechts auf den Button E-Mail-Import
  • Klicken Sie auf E-Mail-Import aktivieren
  • Ihre persönliche E-Mail-Adresse wird angezeigt

E-Mails weiterleiten

Sie haben zwei Möglichkeiten, E-Mails an Ihre Import-Adresse zu senden:

Manuell weiterleiten: Leiten Sie einzelne E-Mails manuell an Ihre Import-Adresse weiter.

Automatische Weiterleitung einrichten: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Regel ein, die bestimmte E-Mails automatisch weiterleitet. So werden z.B. alle E-Mails mit "Anfrage" im Betreff direkt importiert.

KI-Modus für automatische Datenextraktion

Wenn Sie die ChatGPT-Schnittstelle eingerichtet haben, werden zusätzlich folgende Daten automatisch aus dem E-Mail-Text erkannt und übernommen:

  • Telefonnummer
  • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
  • Firmenname
  • Budget/Auftragswert
  • Dringlichkeit der Anfrage
  • Projektbeschreibung

Ohne ChatGPT-Schnittstelle werden nur die Basis-Daten (Betreff, Absender, E-Mail-Text) übernommen.

Import-Statistiken einsehen

In den E-Mail-Einstellungen sehen Sie eine Übersicht:

  • Verarbeitet: Erfolgreich importierte E-Mails
  • Duplikate: E-Mails, die bereits importiert wurden
  • Fehler: E-Mails, die nicht importiert werden konnten
  • Mit KI-Extraktion: Anfragen, bei denen Kontaktdaten automatisch erkannt wurden

Unter der Statistik sehen Sie die letzten importierten E-Mails mit Datum, Absender und Status.

Häufige Fragen

Werden Duplikate erkannt?
Ja. Wenn dieselbe E-Mail mehrfach weitergeleitet wird, wird sie nur einmal importiert.

Was passiert mit Anhängen?
Anhänge (z.B. Bilder, PDFs) werden automatisch zur Anfrage hochgeladen und dort gespeichert.

Wie oft werden E-Mails abgerufen?
Der Abruf erfolgt regelmäßig automatisch. Neue E-Mails erscheinen in der Regel innerhalb weniger Minuten als Anfragen.

Kann ich den Import wieder deaktivieren?
Ja. Klicken Sie in den E-Mail-Einstellungen auf "E-Mail-Import deaktivieren". Bereits importierte Anfragen bleiben erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen Basis-Modus und KI-Modus?
Im Basis-Modus werden nur Betreff, Absender und E-Mail-Text übernommen. Im KI-Modus werden zusätzlich Telefonnummer, Adresse und weitere Daten automatisch aus dem E-Mail-Text erkannt.

Wie aktiviere ich den KI-Modus?
Richten Sie die ChatGPT-Schnittstelle in den Einstellungen ein. Der KI-Modus wird dann automatisch für den E-Mail-Import verwendet.

Wird der Kunde automatisch zugeordnet?
Ja. Wenn die Absender-E-Mail bereits bei einem Kunden hinterlegt ist, wird die Anfrage automatisch diesem Kunden zugeordnet.

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