Über unsere API-Schnittstelle können Sie Anfragen automatisch aus externen Systemen in Ihre Anfragenverwaltung importieren. Diese Anleitung erklärt die Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten.

Was ist die API-Schnittstelle?

Unsere API ist eine technische Schnittstelle, die es externen Systemen ermöglicht, Daten mit Ihrem Verwaltungssystem auszutauschen. Über diese Schnittstelle können Anfragen automatisch erstellt werden, ohne dass Sie diese manuell erfassen müssen.

Typische Anwendungsfälle:

• Kontaktformular auf Ihrer Website sendet Anfragen direkt ins System
• Lead-Management-Tool überträgt qualifizierte Leads automatisch
• Marketing-Plattform (z.B. Google Ads, Facebook Ads) importiert Anfragen
• CRM-System synchronisiert Anfragen bidirektional
• Vermittlungsportale spielen Anfragen automatisch ein

Vorteile der API-Integration

• Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung von Anfragen mehr notwendig
• Keine Übertragungsfehler: Daten werden direkt übertragen, Tippfehler entfallen
• Schnellere Reaktion: Anfragen landen sofort im System, Sie können schneller reagieren
• Automatisierung: Kompletter Workflow von der Website bis zur Anfrage automatisiert
• Vollständige Daten: Alle Informationen aus dem Quellsystem werden übernommen

Wie funktioniert die API-Integration?

Die Integration erfolgt in drei Schritten:

1. Authentifizierung
Externe Systeme benötigen einen API-Schlüssel (Token), um sich zu authentifizieren. Dieser wird in Ihrem Verwaltungssystem generiert und stellt sicher, dass nur autorisierte Systeme Zugriff haben.

2. Datenübertragung
Das externe System sendet die Anfragedaten im JSON-Format an die API-Schnittstelle. Dabei werden Felder wie Titel, Kontaktdaten, erwarteter Wert etc. übermittelt.

3. Automatische Verarbeitung
Das System empfängt die Daten, validiert sie und erstellt automatisch eine neue Anfrage in der Anfragenverwaltung. Der Lead-Score wird automatisch berechnet.

Welche Daten können übertragen werden?

Über die API können alle Felder einer Anfrage übertragen werden:

• Titel der Anfrage
• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon)
• Kunde (kann neu angelegt oder bestehenden zugeordnet werden)
• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Status und Quelle
• Erwarteter Wert und Wahrscheinlichkeit
• Dringlichkeit
• Zuständiger Mitarbeiter
• Termine (Nachfass-Datum, erwarteter Abschluss, gewünschter Start)
• Projekt-Kategorie
• Budget-Range
• Tags und Notizen

Automatische Kunden-Zuordnung

Wenn über die API eine Anfrage mit Kundendaten eingeht, prüft das System automatisch:

• Kunde existiert bereits: Die Anfrage wird dem bestehenden Kunden zugeordnet (Matching über E-Mail oder Name)
• Kunde ist neu: Ein neuer Kunde wird automatisch angelegt und der Anfrage zugeordnet

Dies verhindert Duplikate und stellt sicher, dass alle Anfragen korrekt zugeordnet sind.

Automatische Status- und Quellen-Erstellung

Falls über die API ein Status oder eine Quelle übermittelt wird, die noch nicht existiert, legt das System diese automatisch an. So können externe Systeme eigene Kategorien mitbringen.

Beispiel: Ein Lead-Tool sendet Anfragen mit der Quelle "LinkedIn Ads". Wenn diese Quelle noch nicht existiert, wird sie automatisch erstellt.

Beispiel-Szenario: Website-Kontaktformular

Ein typisches Integrations-Szenario:

• Interessent füllt Kontaktformular auf Ihrer Website aus
• Formular sendet Daten per API an Ihr Verwaltungssystem
• System erstellt automatisch eine Anfrage mit Status "Neu" und Quelle "Website"
• Sie erhalten eine Benachrichtigung über die neue Anfrage
• Sie können sofort reagieren und den Interessenten kontaktieren

Reaktionszeit: Sekunden statt Minuten oder Stunden.

Sicherheit und Datenschutz

Die API-Schnittstelle ist nach modernen Sicherheitsstandards geschützt:

• Verschlüsselte Übertragung: Alle Daten werden über HTTPS übertragen
• Validierung: Eingehende Daten werden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft
• DSGVO-konform: Alle Anfragen unterliegen den gleichen Datenschutzbestimmungen wie manuell erfasste Daten

Unterschied zu Excel-Import

Die API-Integration unterscheidet sich vom Excel-Import:

API-Integration:

• Automatisch und in Echtzeit
• Keine manuelle Interaktion notwendig
• Für laufende Prozesse (Website, CRM, etc.)
• Technische Einrichtung erforderlich

Excel-Import:

• Manuell und einmalig
• Nutzer lädt Datei hoch und ordnet Felder zu
• Für Migration oder Massenimporte
• Keine technische Einrichtung notwendig

Häufige Fragen

Benötige ich technische Kenntnisse für die API-Integration?
Ja, die Einrichtung erfordert Programmierkenntnisse. Wenden Sie sich an Ihren IT-Dienstleister oder den Support für Unterstützung.

Können über die API auch Anfragen gelöscht oder aktualisiert werden?
Ja, die API unterstützt neben dem Erstellen auch das Aktualisieren und Löschen von Anfragen. Details dazu finden Sie in der API-Dokumentation.

Wo finde ich die API-Dokumentation?
https://verwaltung.workcompass.de/public/Api_dokumentation/ui

Kann ich mehrere externe Systeme gleichzeitig anbinden?
Ja, Sie können mehrere API-Schlüssel generieren und verschiedene Systeme parallel anbinden.